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GUT ZU WISSEN

Digitale Patientenkommunikation: 5 Tipps

Letzte Aktualisierung:
5 digitale Helfer für die Patientenkommunikation
Besseres Zeitmanagement, entlastetes Personal und zufriedene Patient:innen: Mit diesen digitalen Helfern optimieren Sie Ihre Praxiskommunikation.

Im Privaten füllen wir täglich Online-Formulare aus, kommunizieren über Messengerdienste wie WhatsApp und versenden digitale Dokumente. In vielen Arztpraxen wird jedoch noch verhältnismäßig häufig auf Papierformulare und das Festnetztelefon zurückgegriffen. Dabei können digitale Tools an vielen Stellen die Kommunikation mit Patient:innen vereinfachen, Praxisabläufe effizienter machen und Ärzt:innen mehr Zeit für die eigentliche Behandlung zurückgeben.

1. Online-Terminvergabe

In Pandemiezeiten zeigt sich ganz besonders, wie wichtig ein reibungsloses Terminmanagement ist – und dass sich Arztpraxen mit einem digitalen Terminkalender viel Zeit und Stress sparen. Die Nachfrage nach Corona-Impfungen, Informationen und Arztterminen ist zeitweise so groß, dass sie mit dem Telefon allein nicht mehr zu bewältigen ist und das Praxispersonal an seine Grenzen bringt. Eine Terminsoftware hilft, dieses Problem zu lösen und freie Zeit für andere Aufgaben zu schaffen.

Was können die Anwendungen?

  • Patient:innen können rund um die Uhr Termine buchen, verschieben oder absagen
  • Termine von Praxisseite bestätigen und Dokumente an Patient:innen vorab übermitteln
  • Patient:innen automatisch an Termine erinnern

Vorteile für die Praxis:

  • Vermeidung von Überlastung und Buchungsfehlern
  • Personal am Empfang entlasten
  • Vermeidung von teuren No-Shows und Leerlaufzeiten

2. Digitale Anamnese

Im Schnitt haben Ärzt:innen 8 Minuten für ein Patient:innengespräch. In diesem knappen Zeitfenster müssen Sie Patient:innen u.a. über ihre Beschwerden, Vorerkrankungen, bisherige Behandlungen und Behandlungsziele befragen. Die übrige Zeit steht für Diagnose, weitere Untersuchungen, Behandlungsmöglichkeiten und die Aufklärung über Vor- und Nachteile zur Verfügung. Um die Konsultation effizienter zu gestalten, kann der erste Teil ausgelagert werden – zum Beispiel in ein digitales Anamnesesystem.

Was können die Systeme?

  • Patient:innen können ihre Angaben datenschutzkonform zuhause vor dem Termin machen oder im Wartezimmer über ein Tablet eingeben
  • Verknüpfung mit der Online-Terminvergabe möglich
  • symptomspezifische Erfassung möglich
  • ausgefüllte Formulare können automatisch in der Patientenakte abgelegt werden

Vorteile für die Praxis:

  • Ende der Zettelwirtschaft: Ausdrucken, Einscannen und Ablage von Papierformularen entfällt
  • Zeit bei der Anmeldung sparen, Empfang entlasten
  • mehr Zeit für die Patient:innen während der Konsultation

3. Messengerdienste

Kurze Fragen zu Befunden, Diagnosen oder Medikamenten unkompliziert per Chat-Nachricht klären – das bedeutet eine große Zeitersparnis für Patient:innen und Praxispersonal. Gut zu wissen: Ärztinnen und Ärzte sind an die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) gebunden – und zum sorgsamen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.

Damit dürfen sie für berufliche Zwecke nur Kommunikationskanäle nutzen, bei denen eine sichere Datenverarbeitung und ein Schutz vor unberechtigten Zugriffen gegeben sind. Da dies auf WhatsApp nicht zutrifft, raten Datenschutzexpert:innen davon ab. Es gibt aber sichere Alternativen für die Arztpraxis.

Was können die Dienste?

  • unkompliziert mit Patient:innen kommunizieren (ähnlich wie WhatsApp)
  • sicherer Austausch mit Kolleg:innen
  • Befunde, Bilder, Laborwerte etc. sicher teilen
  • Termine vereinbaren

Vorteile für die Praxis:

  • schneller und rechtlich sicherer Datenaustausch
  • Entlastung des Personals
  • bessere Zeiteinteilung

4. Bewertungsportale

Wenn eine Arztpraxis gut organisiert ist, das Personal freundlich und die Patient:innen zufrieden sind, spricht sich das in der Regel herum. Neben der Mund-zu-Mund-Propaganda informieren sich aber mehr und mehr Patient:innen im Internet, bevor sie eine Arztpraxis zum ersten Mal aufsuchen. Besonders bei den 18- bis 39-Jährigen sind Arzt-Bewertungsportale beliebt – fast jede:r Zweite nutzt sie.

Es ist zudem üblich, dass die Portale Profile für Ärztinnen und Ärzte anlegen, ohne dass sich diese angemeldet haben. Deshalb ist es wichtig, dass Sie regelmäßig Ihren Namen googeln und Ihr Profil pflegen. Bei rechtswidrigen Behauptungen haben Sie nach dem Bundesdatenschutzgesetz Anspruch auf Löschung der Bewertung.

Was können die Portale?

  • ein Profil auf einem Bewertungsportal verschafft Ihnen automatisch eine höhere Sichtbarkeit bei Google
  • Bewertung nach Einzelkriterien wie Wartezeit, Praxisausstattung, Erreichbarkeit, Behandlung und Freundlichkeit
  • Ärzt:innen können Bewertungen kommentieren

Vorteile für die Praxis:

  • höherer Bekanntheitsgrad Ihrer Praxis
  • ein professionelles Profil hilft, neue Patient:innen zu gewinnen
  • ausführliches Feedback von Patient:innen, ohne dass Sie Befragungen durchführen müssen

Gut zu wissen: Das Ärztliche Zentrum für Qualität in der Medizin hat einen Leitfaden für die Qualität von Bewertungsportalen herausgegeben. Dort finden Sie viele Hinweise, woran Sie ein gutes Bewertungsportal erkennen.

5. Videosprechstunden

Nicht nur in Pandemiezeiten bietet sich die Videosprechstunde als sichere und unkomplizierte Ergänzung zur Sprechstunde vor Ort an. Der digitale Arztbesuch spart Patient:innen Anfahrt und Wartezeiten und hat viele Vorteile für die Praxisorganisation.

Die technischen Voraussetzungen sind einfach erfüllt: Eine Internetverbindung mit Firewall sowie ein Computer mit Bildschirm, Kamera, Mikrofon und Lautsprecher reichen aus. Dann wählen Sie einen zertifizierten, bei der KBV gelisteten Videodienstanbieter aus und melden Ihrer KV, dass Sie ab sofort Videosprechstunden anbieten.

Was können die Anwendungen?

  • Patient:innen können rund um die Uhr online Termine buchen, verschieben oder absagen
  • Vor-Anamnese durch digitale Symptomfragebogen
  • hoher Sicherheitsstandard, DSGVO-konform
  • Ausstellung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Überweisungen
  • Ausstellen digitaler Rezepte und nahtlose Übermittlung an die Apotheke

Vorteile für die Praxis:

  • flexible Nutzung von Videosprechstunden im Praxisalltag – für eine optimale Auslastung
  • Vermittlung von neuen Patient:innen
  • Kein Mehraufwand für das Praxisteam
  • Zusätzliche Verdienstmöglichkeit (bis zu 5.000 € bei 10 h/Woche)

Als führender Anbieter für digitale Arztbesuche bauen wir unser Ärztenetzwerk in Deutschland aktuell weiter aus. Dafür suchen wir Fachärztinnen und Fachärzte der Allgemeinmedizin, Inneren Medizin und Pädiatrie mit deutscher Approbation und KV-Sitz.

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