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PRAXISTIPPS

Zeitfresser in der Arztpraxis vermeiden

Mehr Zeit für Patientinnen und Patienten
Letzte Aktualisierung:
Di., 8. Feb. 2022
Mehr Zeit für Patientinnen und Patienten: 6 Tipps, wie Sie Ihr Zeitmanagement in der Praxis optimieren

Kaum sind die Türen geöffnet, füllt sich das Wartezimmer: Der Praxisalltag ist oft ein Rennen gegen die Zeit. Sich unter Zeitdruck um alle Patient:innen und ihre Anliegen zu kümmern, wird für Ärztinnen und Ärzte immer kniffliger. Auch das Praxispersonal hat Probleme, alle anstehenden Aufgaben pünktlich und gewissenhaft zu erfüllen. Kommt Ihnen das bekannt vor? Höchste Zeit, sich um das Zeitmanagement zu kümmern.

Zeitfresser gibt es in jeder Arztpraxis. Schließlich bringt jede:r Patient:in ein individuelles Anliegen mit. Nicht alles ist kalkulierbar, auch wenn die Praxis noch so gut organisiert ist.

Trotzdem gibt es viele typische Zeiträuber, die sich vermeiden lassen – und viele Möglichkeiten, um organisatorische Abläufe zu verbessern. Hier stellen wir Ihnen 6 kleine Veränderungen vor, von denen das Personal, die Patient:innen und die Praxiseffizienz profitiert.

1. Störfaktoren minimieren

Das Problem: Ihre Zeit für Patientengespräche ist begrenzt – das gilt besonders an Tagen mit hohen Patientenaufkommen. Wenn Sie zwischendurch immer wieder von Anrufen abgelenkt oder um eine Unterschrift gebeten werden, stört das den Gesprächsablauf, sorgt für Verzögerungen und Unmut bei den Patient:innen.

Die Lösung: Sorgen Sie dafür, dass Sie während des Behandlungsgesprächs ungestört bleiben. Unterschreiben Sie Rezepte und Formulare zwischen zwei Gesprächen und lassen Sie sich während des Gesprächs keine Telefonate durchstellen.

2. Realistisch planen

Das Problem: Häufig verzögern sich Abläufe, wenn Behandlungsgespräche oder Untersuchungen länger dauern als geplant. Wenn etwa eine Patientin wegen akuten Rückenschmerzen in die Praxis kommt, aber dann noch weitere Beschwerden abklären möchte, werden aus den eingeplanten 15 Minuten schnell 30 Minuten. Kommen weitere Verzögerungen hinzu, kann das schnell den Terminplan sprengen.

Die Lösung: Bei der Planung von Patientengesprächen sollten Sie immer einen Puffer einbauen. Planen Sie realistisch, wie viel Zeit Sie für einen Grippefall, einen Kontrolltermin bei Diabetes mellitus, einen Gesundheitscheck oder eine Impfberatung mit anschließender Impfung benötigen.

Planen Sie an Montagen mehr Zeit für Akutpatient:innen ein, später in der Woche mehr für elektive Termine. Legen Sie feste Zeitfenster fest, die für Akutpatient:innen reserviert sind (zum Beispiel 1 bis 2 Stunden vormittags) – und kommunizieren Sie diese.

Tipp: Lassen Sie Patient:innen vor dem Arztgespräch einen (digitalen) Symptomfragebogen ausfüllen. In einigen Praxen hat es sich bewährt, die Patient:innen auch den Zeitrahmen abschätzen zu lassen, den sie für das Behandlungsgespräch benötigen.

3. Orientierungshilfen geben

Das Problem: Wenn Patient:innen sich in der Praxis verlaufen und das Behandlungszimmer nicht finden, kann es zu Zeitverzögerungen kommen. Sorgen Sie dafür, dass sie sich gut in Ihrer Praxis zurechtfinden – auch in hektischen Zeiten.

Die Lösung: Schaffen Sie mehr Klarheit für Ihre Patient:innen, indem Sie die Praxisräume sprechen lassen. Namensschilder und Fotowände helfen neuen (oder vergesslichen) Patient:innen, die richtige Ansprechperson zu finden. Verständliche Symbole und Kennzeichnungen von Räumen in verschiedenen Sprachen helfen bei der Orientierung. Die Markierung einer Diskretionszone am Empfang sorgt für den nötigen Abstand und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.

4. Morgenmeetings durchführen

Das Problem: Wiederholen sich Fehler im Praxisalltag, gibt es Unsicherheiten bei den Verantwortlichkeiten, behindern sich Mitarbeitende gegenseitig? Teams, die nicht gut aufeinander eingespielt sind, können viele zusätzliche Zeitfresser das Leben schwer machen.

Die Lösung: Gut funktionierende Praxisteams setzen auf tägliche Morgenmeetings. Dort wird besprochen, welche Besonderheiten am heutígen Tag anstehen, was am Vortag gut lief und was gegebenenfalls hätte besser laufen können.

So hat das Team schon vor Arbeitsbeginn alle wichtigen Informationen, kann zeitsparender arbeiten und startet motiviert in den Tag. Idealerweise dauert das Meeting nicht länger als 10 MInuten und wird im Stehen abgehalten, damit es konsequent kurz bleibt.

5. Digitale Patientenkommunikation

Das Problem: Ein ständig klingelndes Telefon, eine wachsende Zettelwirtschaft, unleserliche Handschriften und von Hand ausgefüllte Formulare, die dann in den PC eingetippt werden müssen: All diese kleinen und großen Zeitfresser können den Praxisablauf stören, Wartezeiten für Patient:innen verlängern und das Personal unnötig belasten.

Die Lösung: Digitale Tools helfen dabei, zeitsparend und transparent mit Patient:innen und Kolleg:innen zu kommunizieren. In unserem Ratgeber zur digitalen Praxiskommunikation stellen wir 5 digitale Helfer vor, die für ein besseres Zeitmanagement sorgen.

6. Terminausfälle effizient nutzen

Das Problem: Es ist nicht selten, dass Patient:innen vereinbarte Termine kurzfristig absagen – oder einfach nicht zum Termin erscheinen. Je nachdem, wie die Arztpraxis organisiert ist, können freigewordene Termine nicht immer gefüllt und Patient:innen dazwischengeschoben werden.

Die Lösung: Viele Ärztinnen und Ärzte setzen inzwischen auf digitale Technologien, um das Problem der Terminausfälle zu kompensieren, wirtschaftliche Schäden zu vermeiden und den Praxisbetrieb zu entlasten.

Die offene Videosprechstunde von Kry ist eine gute Möglichkeit, um durch Terminausfälle kurzfristig entstandene Leerzeiten effizient zu nutzen. Damit können Sie kurzfristig Videotermine freischalten und Patient:innen behandeln, die gerade Ihre Hilfe benötigen.

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